01 — Die kurze Antwort
Das, was du beschreibst, ist das, was ich suche.
- Nicht ein Auftrag.
- Irgendwo eine Automatisierung hinstellen, eine Rechnung schreiben und wieder verschwinden — daran habe ich kein Interesse.
- Keine Agentur.
- Phantom IT ist mein eigener Name, kein Apparat. Es sitzt kein Projektmanager dazwischen und kein Junior, der die Arbeit macht. Du hast es mit mir zu tun.
- Sondern lange.
- Ein Unternehmen über Jahre wirklich kennen, die Abläufe verstehen und selbst sehen, wo noch jemand etwas von Hand macht, das keiner von Hand machen müsste.
Zum Thema Anstellung
Da habe ich mich missverständlich ausgedrückt. Was ich nicht suche, ist das klassische Bild: Vollzeit, Büro, feste Zeiten. Eine Anstellung an sich ist für mich kein Ausschlusskriterium. Drei Dinge bräuchte ich — vollständig remote, Teilzeit, und dass meine eigenen Projekte weiterlaufen dürfen.
Für das, was du beschreibst, zählt aus meiner Sicht ohnehin mehr, dass es lange läuft, als dass es viele Stunden am Tag sind.
02 — Wie ich anfangen würde
Nicht mit Bauen.
Du sagst, du willst jemanden, der sich die Prozesse anschaut, sie kennenlernt und analysiert. Das ist keine Vorstufe zur eigentlichen Arbeit — das ist die Arbeit. So würde ich sie anlegen:
- Wo. 1–2
Mitlaufen und zuhören
Wer macht was, womit, wie oft, wie lange. Kein Werkzeug, kein Vorschlag, keine Meinung.
- Wo. 3–4
Die Landkarte
Jeder wiederkehrende Handgriff, mit Häufigkeit und Zeitaufwand. Daraus eine Reihenfolge nach Wirkung — nicht danach, was am leichtesten zu bauen wäre.
- ab Wo. 5
Das Erste bauen, klein und messbar
Ein Ablauf, vorher und nachher gemessen. Wenn sich nichts bewegt, sagt die Messung das auch — und dann war es die falsche Stelle.
- danach
Von vorn
Die Landkarte veraltet, sobald sich etwas ändert. Genau deshalb funktioniert das nicht als Projekt mit Enddatum.
Der Grund für diese Reihenfolge: Automatisierung, die vor dem Verstehen kommt, gießt einen schlechten Ablauf in Software. Das ist teurer, als gar nichts zu tun, weil ihn danach niemand mehr anfassen will.
03 — Was mir aufgefallen ist
Von außen, ohne eure Zahlen.
Bevor ich mich gemeldet habe, habe ich mir angesehen, was öffentlich einsehbar ist: Website, Funnel, Instagram, TikTok, Karriereseite. Vier Dinge, die zusammen ein Muster ergeben.
Euer stärkster Kanal endet im Posteingang.
Auf der Kontaktseite steht als erster Handlungsaufruf „Schreib mir" — und der führt in die Instagram-DMs. Bei 121.000 Followern und regelmäßig sechsstelligen Videoaufrufen ist das ein erheblicher Strom, den heute Menschen von Hand lesen, sortieren und beantworten.
Ihr fragt zehn Dinge ab und nutzt sie vermutlich einmal.
Der Funnel sammelt vor dem Erstgespräch ein komplettes Profil. Diese Antworten sind bares Geld: Priorisierung, Beratervorbereitung, Nachfassanlässe.
„Google Drive, CRM-System und idealerweise Excel."
Das steht wörtlich in eurer Stellenausschreibung. Drei Systeme nebeneinander heißt fast immer: jemand tippt Dinge von einem ins andere.
Euer Geschäft ist Wiederkauf.
Kunden kaufen im Schnitt zwei bis fünf Objekte. Der zweite Kauf entsteht aber nicht von selbst — er braucht einen Anlass zum richtigen Zeitpunkt. Das ist ein Prozess, kein Zufall.
BetonGold Homepage.html. Sieht niemand außer jemandem, der in den Quelltext schaut. Ihr experimentiert also ohnehin schon — dann reden wir nicht über das Ob, sondern über das Wie. 04 — Wo ich Automatisierung vermute
Acht Vermutungen, keine Angebote.
Sortiert nach vermuteter Wirkung. Das sind Hypothesen von außen — sobald ich eure Zahlen sehe, verschiebt sich die Reihenfolge, und wahrscheinlich fällt die Hälfte weg und wird durch etwas ersetzt, das ich von hier aus nicht sehen kann. Genau deshalb steht dieser Abschnitt hinter dem über das Zuhören.
- 1
Antwortgeschwindigkeit nach dem Funnel
Wer zehn Fragen beantwortet hat, ist in dem Moment maximal interessiert — und danach jede Stunde weniger. Benachrichtigung an den zuständigen Berater, Terminbestätigung, Erinnerung, Nachfassen bei Nichterscheinen.
- 2
Gesprächsbriefing aus den Funnel-Antworten
Aus den zehn Antworten entsteht eine Einstufung und eine halbe Seite Vorbereitung: Steuerprofil, Zeithorizont, wahrscheinlich passende Lage.
- 3
Vorsortierung der Social-Nachrichten
Eingehende Nachrichten klassifizieren — Kaufinteresse, Bewerbung, Kooperation, Unsinn. Größter Volumenhebel, aber an die Regeln von Meta gebunden. Deshalb nicht als Erstes und nur über offizielle Schnittstellen.
- 4
Eine Datendrehscheibe statt drei Ablagen
Funnel, CRM und Drive verbinden: Stammdaten stehen einmal, Kundenordner entstehen von selbst, Statusänderungen laufen mit. Ausdrücklich keine Stellenstreichung — wer bei euch anfängt, soll Kunden betreuen statt Felder abtippen.
- 5
Mehrfachverwertung eurer Inhalte
Ein Video wird zu Reel, Short, Transkript und daraus zu einem Artikel. Bei Millionenreichweite ist Zweitverwertung liegengelassenes Geld — und Suchmaschinen wie KI-Assistenten finden euch dadurch auch außerhalb der Feeds.
- 6
Anlässe für den zweiten und dritten Kauf
Auslöser im Bestand: zwölf Monate nach Kauf, nach dem Steuerbescheid, bei relevanter Zinsbewegung. Jeder Auslöser wird eine Aufgabe mit fertigem Aufhänger. Umsatz aus Kontakten, die ihr schon habt.
- 7
Objektpipeline von den Bauträgern
Ihr prüft nach eigener Aussage jährlich tausende Lagen. Angebote erfassen, Kennzahlen rechnen, Plausibilität prüfen, den passenden Segmenten zuordnen. Der größte inhaltliche Brocken.
- 8
Bewerberstrecke
Eure Schnellbewerbung hat sieben Schritte und läuft. Sichtung, Rückmeldung und Terminvereinbarung dahinter vermutlich nicht.
05 — Warum ich
Gebaut, nicht nur gelesen.
Ein vollständiges Vertriebs-CRM für einen Energievertrieb
Leads laufen von der Website über automatisierte Abläufe ins CRM, samt Angebots- und Rechnungserzeugung und Prüfregeln auf die eingehenden Daten. Selbst gehostet, dokumentiert, in unter einer Stunde vollständig neu aufsetzbar.
Ein Archiv mit über 850 Artikeln
Aktualisiert sich jede Nacht selbst und bleibt durchsuchbar.
Eine iOS-App für die Bauleitung
Mit Netzplan, Raumvermessung und Nachweisführung, bis zur Beta-Reife gebracht.
Ein Werkzeugkasten zum Auslesen von Websites
Der Grund, warum die Recherche für diese Seite keine zwei Stunden gedauert hat.
Das alles läuft auf Infrastruktur, die ich selbst betreibe. Bei euch ist das kein Nebenaspekt: Ihr verarbeitet Einkommens-, Steuer- und Finanzierungsdaten. Wohin solche Daten laufen und welches Modell sie zu sehen bekommt, ist eine Entscheidung, die man bewusst trifft und vertraglich absichert — nicht eine, die man nebenbei an ein Werkzeug abgibt.
06 — Was ich bräuchte
Drei Dinge von eurer Seite.
- Zugang zu dem, was wirklich benutzt wird. Auch zu der Excel-Tabelle, die offiziell nicht existiert. Die ist meistens die interessanteste Datei im Haus.
- Einen Menschen, der mir ehrlich sagt, wie es läuft. Nicht wie es laufen sollte. Der Unterschied zwischen beidem ist genau der Ort, an dem Automatisierung etwas bringt.
- Geduld für die ersten Wochen. In denen frage ich mehr, als ich liefere. Wer in Woche zwei ein fertiges Ergebnis sehen will, bekommt es — aber es wird das falsche sein.